Associação Comercial, Industrial, de Prestação de Serviços e Agropecuária de São Borja – ACISB

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A importância da retenção de informações para o sucesso da organização

A importância da retenção de informações para o sucesso da organização

Publicado em 18 de maio de 2017

Retenção de pessoas e informações é receita de crescimento nas organizações

Retenção de pessoas e informações é receita de crescimento nas organizações

O cenário atual é instável, com busca de tranquilidade por parte de empregados e empregadores. Mas é possível desenvolver a segurança dentro das empresas? Como posso ter a certeza de que as atividades desenvolvidas por um colaborador terão continuidade caso ele não esteja mais no grupo?
São perguntas e enfrentamentos frequentes dos empreendedores, tendo em vista que diariamente funcionários recebem melhores propostas, tem de ser dispensados, precisam se afastar por motivos de saúde, entre outros motivos que impedem a realização do trabalho integralmente. E com eles se perdem (ainda que momentaneamente) informações e dados importantes para organização.
Duas atitudes podem ser tomadas neste sentido. Primeiro: a manutenção do empregado seja através de atrativos ou melhoria salarial ou profissional. Segunda: a criação de um caderno ou manual onde os procedimentos do setor são conhecidos por todos. A primeira solução depende de uma análise e conversa entre o empregador e o empregado, sendo importante a abertura do primeiro a possíveis críticas e pontos a melhorar que venham a ser indicados pelo segundo.
Já a segunda atitude ainda depende do empregador, no entanto quem organiza as informações é o colaborador, detentor da informação do processo diário do setor: ele é quem deve descrever o passo a passo de cada atividade. Nesse caso, desde um check list até um manual completo, explicando detalhadamente cada fase e ilustrando cada atividade podem servir. O mais valioso está na criação de um documento ou arquivo que venha a ser de acesso público dos interessados (ou envolvidos) no processo.
Podemos observar como funcionam um check list e um manual de procedimentos:
Check list: organizado de maneira mais simples; com a listagem do objeto ou evento a ser realizado; deve ser anotado cada fase realizada; geralmente feto em uma página ou meia página; deve ser “renovado” ao final de cada fase concluída.
Manual de procedimentos: organizado de maneira mais detalhada; cada fase da atividade é descrita por extenso e ilustrada (quando necessário); é permanente; pode ser revisado periodicamente; devido ao tamanho que adquire, é indicado que seja mantido em um arquivo ou ter os registros feitos em um caderno.
O que deve ficar claro para colaborador e empresário é que todo e qualquer documento da organização deve ficar de posse desta e não ser “levado” com a saída de um dos membros da equipe: quando se trata de ambiente corporativo, as informações são corporativas (do todo) e não de quem as produziu.
Outra observação está no fato de que, aquele que detém o conhecimento (colaborador responsável pelo setor) deve compartilhar o que sabe com, pelo menos, outra pessoa da equipe para que não haja riscos de a organização ficar sem um responsável pelo setor quando houver a necessidade da ausência do titular do setor. É a promoção e disseminação do conhecimento entre os colaboradores que vai garantir a integração e o bom desenvolvimento do trabalho.

Canal de Relacionamento da ACISB, por Mirela Ferreira (Jornalista – MTB nº 18.356)